ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ
คำว่า"เทคโนโลยีสารสนเทศ" หรือ"Information Technology" ตรงกับคำศัพท์ที่ว่า"Informatique" ซึ่งหมายถึง "การนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีอื่นๆ มาใช้ในงานที่เกี่ยวข้องกับเศรษฐกิจและสังคม" นอกจากนี้ยังมีความหมายที่ใกล้เคียงกันคือ"Telematioque"หมายถึง "การบูรณาการระหว่างคอมพิวเตอร์กับการสื่อสาร" และคำว่า "Burotique" หมายถึง สำนักงานอัตโนมัติ ดังนั้นเมื่อมีการนำคำศัพท์ภาษาอังกฤษทั้งสองคำมาใช้แทนคำว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ จึงได้คำว่า "Informatic" ซึ่งมีความหมายเช่นเดียวกันกับ"Informatique" แต่คำเหล่านี้ไม่เป็นที่นิยมมากนัก ในสหรัฐอเมริกาก็ได้มีการบัญญัติคำศัพท์ว่า "Teleputer" ขึ้นมาใช้แต่ก็ไม่เป็นที่นิยมเช่นกัน
คำว่า "สารสนเทศ" หรือ "สารนิเทศ" ตรงกับคำศัพท์ภาษาอังกฤษว่า "Information" ซึ่งราชบัณฑิตยสถานบัญญัติให้ใช้คำศัพท์ทั้งสองคำแทนคำว่า Information ได้ในวงการคอมพิวเตอร์การสื่อสาร และวงการธุรกิจ ส่วนใหญ่นิยมใช้คำว่าสารสนเทศมากกว่า
"สารนิเทศ" มีความหมายถึง ข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ต่าง ๆ ที่มีการบันทึกอย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการเพื่อนำมาเผยแพร่และใช้งานทุกสาขาทุกด้าน
ส่วนคำว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศ" (Imformation Technology:IT) เรียกสั้นๆว่า "ไอที" มีความหมายเน้นถึงขั้นตอนการดำเนินงานและการจัดการในกระบวนการสารสนเทศหรือสารนิเทศ ตั้งแต่การเสาะแสวงหาการวิเคราะห์ การจัดเก็บ การจัดการ และการเผยแพร่ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความถูกต้อง ความแม่นยำ และความรวดเร็วทันต่อการนำมาใช้ประโยชน์
บีแฮนและโฮลัมส์ ให้ความหมายไว้ว่า "เทคโนโลยีสารสนเทศหมายถึง เทคโนโลยีที่ทำให้มนุษย์สามารถสร้างระบบสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนทำให้เกิดประสิทธิผลและประโยชน์อย่างมหาศาล ได้แก่ การใช้ทำเบียนข้อมูล การจัดเก็บ การประมวลผลการค้นคืน การส่งและรับสารสานเทศต่าง ๆ ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรสาร โทรคมนาคม และไมโครอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งเทคโนโลยีเดิมที่ใช้ในระบบจัดเรียงเอกสาร เครื่องทำบัญชีอัตโนมัติ เป็นต้น"
บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ความก้าวหน้าทางด้านวิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี ทำให้มีการพัฒนาคิดค้น สิ่งอำนวยความสะดวกสบายต่อการดำรงชีวิตเป็นอันมาก เทคโนโลยีได้เข้ามาเสริมปัจจัยพื้นฐานการดำรงชีวิตได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีทำให้การสร้างที่พักอาศัยมีคุณภาพมาตรฐาน สามารถผลิตสินค้าและให้บริการต่าง ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของมนุษย์มากขึ้น เทคโนโลยีทำให้ระบบการผลิตสามารถผลิตสินค้าได้เป็นจำนวนมาก มีราคาถูกลง สินค้าได้คุณภาพ เทคโนโลยีทำให้มีการติดต่อสื่อสารกันได้สะดวก การเดินทางเชื่อมโยงถึงกันทำให้ประชากรในโลกติดต่อรับฟังข่าวสารกันได้ตลอดเวลา เทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทอย่างมาก บทบาทของการพัฒนาเทคโนโลยีรวดเร็วขึ้นเมื่อมีการพัฒนาอุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์และส่วนประกอบ จะเห็นได้ว่าในปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์ใหม่ ซึ่งมีคอมพิวเตอร์เข้าไปเกี่ยวข้องให้เห็นอยู่ตลอดเวลา ในช่วง พ.ศ.2523 เป็นต้นมา ความเจริญก้าวหน้าทางด้านคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้คอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างกว้างขวาง มีการส่งถ่ายข้อมูลระหว่างกันเป็นจำนวนมาก เกิดการประยุกต์งานด้านต่าง ๆ เช่น ระบบการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร (facsimile) ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (electronic mail) ชีวิตความเป็นอยู่ในปัจจุบันเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเทคโนโลยีทางคอมพิวเตอร์ที่มีบทบาทเพิ่มขึ้น จากปี พ.ศ. 2528 กระทรวงศึกษาธิการได้กำหนดให้มีการเรียนคอมพิวเตอร์จากเดิมเป็นวิชาเลือก แต่ในปัจจุบัน ตามหลักสูตรการศึกษาขั้นพื้นฐาน พ.ศ.2542 กำหนดให้นักเรียนทุกคนต้องเรียน เพื่อให้เยาวชนทุกคนมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศ และนำไปประยุกต์ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ มีคุณธรรม จริยธรรม
การเปลี่ยนแปลงสังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์อย่างรวดเร็ว กล่าวกันว่าได้เกิดการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่เรียกว่า การปฏิวัติมาแล้ว 2 ครั้ง ครั้งแรกเกิดจากที่มนุษย์รู้จักใช้ระบบชลประทานเพื่อการเพราะปลูก สังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์จึงเปลี่ยนจากการเร่ร่อนมาเป็นการตั้งหลักแพล่งเพื่อการเกษตร ต่อมาเมื่อประมาณ 100 ปีที่แล้ว ก่อนสงครามโลกครั้งที่ 1 หลงจากที่เจมส์ วัตต์ ประดิษฐ์เครื่องจักรไอน้ำ มนุษย์รู้จักนำเอาเครื่องจักรมาช่วยในอุตสาหกรรมการผลิตและช่วยในการสร้างยานพาหนะเพื่อคนงานคมนาคมขนส่ง ผลที่ตามมาทำให้เกิดการปฏิวัติทาง อุตสาหกรรม สังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์ สังคมความเป็นอยู่ของมนุษย์จึงเปลี่ยนแปลงจากสังคมเกษตรเป็นสังคมเมือง
การปฏิวัติอุตสาหกรรมยุคแรก เรื่องจากการใช้เครื่องจักรกลแทนการทำงานด้วยมือพลังที่ใช้ขับเคลื่อนเครื่องจักรกลมาจากพลังงานน้ำ พลังงานไอน้ำ และพลังงานน้ำมัน มีการขับเคลื่อนเครื่องยนต์และเครื่องไฟฟ้า การปฏิวัติอุตสาหกรรมได้เกิดขึ้นอีกโดยเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานทีละขั้นตอนมาเป็นระบบการทำงานอัตโนมัติ การทำงานเหล่านี้ล้วนแต่อาศัยระบบควบคุมด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งนั้น มีผู้กล่าวว่าการปฏิวัติครั้งที่ 3 จะเกิดขึ้น โดยสิ่งใหม่เหล่านี้ ได้แก่ การพัฒนาทางด้านความคิด การตัดสินใจ โดยอาศัยหลักการของคอมพิวเตอร์ ในอนาคตกลุ่มคนเพียงกลุ่มเดียวอาจจะทำงานทั้งหมดได้โดยอาศัยระบบคอมพิวเตอร์ควบคุม ทำการควบคุมหุ่นยนต์คอมพิวเตอร์และหุ่นยนต์ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรอีกต่อหนึ่ง การเจริญก้าวหน้าทางอุตสาหกรรมเกือบทุกแขนงมีคอมพิวเตอร์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเสมอ ระบบการผลิตส่วนใหญ่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ และอิเล็กทรอนิคส์แทรกเข้ามาเกือบทุกกระบวนการ ตั้งแต่การควบคุมการขนส่ง การผลิตและการบรรจุ
ในระดับประเทศ ประเทศไทยสั่งซื้อสินค้าเทคโนโลยีระดับสูงมาเป็นปริมาณมาก ทำให้ต้องซื้อเทคนิควิธีการ ตลอดจนเครื่องมือเครื่องจักรเข้ามาเป็นปริมาณมากด้วย ขณะเดียวกันเรายังขาดบุคลากรเข้ามาดูแลเครื่องจักรเครื่องมือเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพ การสูญเสียเงินเนื่องจากสาเหตุนี้ไปไม่ใช่น้อย
ในยุควิกฤตพลังงาน หลายประเทศพยายามลดการใช้พลังงาน โรงงานพยายามหาทางควบคุมการใช้พลังงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อจะลดค่าใช้จ่ายลง จึงนำคอมพิวเตอร์มาช่วยควบคุม เช่น การควบคุมการเดินเครื่องให้เหมาะสม รวมถึงการควบคุมสิ่งแวดล้อมต่างๆด้วย
เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มใช้งานในประเทศไทยเมื่อไม่นานมานี้เอง โดยในปี 2507 มีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาในประเทศไทยเป็นครั้งแรก และในขณะนั้นเทคโนโลยียังไม่แพร่หลายนักจะมีเพียงการใช้โทรศัพท์เพื่อการติดต่อสื่อสารและนำคอมพิวเตอร์มาช่วยประเมิณผลข้อมูล งานด้านสารสนเทศอื่นๆ ส่วนใหญ่ยังคงเป็นงานภายในสำนักงานที่ยังไม่มีอุปกรณ์และเทคโนโลยีมาช่วยงานเท่าใด
เทคโนโลยีสารสนเทศที่กำลังได้รับความสนใจมากในขณะนี้คือ เทคโนโลยีสื่อประสม (multimedia) ซึ่งรวมข้อความ ถาพเสียงและวีดีทัศน์เข้ามาผสมผสานกันเทคโนโลยีนี้กำลังได้รับการพัฒนา ในอนาคตเทคโนโลยีสื่อประสมจะช่วยเสริมและสนับสนุนงานด้านสารสนเทศน์ให้ก้าวหน้าต่อไป เป็นที่คาดหมายว่าอัตตราการเติบโตของผู้ทำงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีมากขึ้น แนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศค่อย ๆ กลายมาเป็นระบบรวม โดยให้คอมพิวเตอร์ระบบหนึ่งทำงานพร้อมก้นไดหลาย ๆ อย่าง นอกจากใช้ประมวลผลข้อมูลด้านบัญชีแล้ว ยังใช้งานจัดเตรียมเอกสารแทนเครื่องพิมพ์ดีด ใช้รับส่งข้อความหรือจดหมายกับคอมพิวเตอร์ที่อยู่ห่างไกล ซึ่งอาจอยู่คนละซีกโลกในลักษณะที่เรี่ยกว่า ไปรษณีย์อีเล็กทรอนิกส์( electronic ) สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร นอกจากจะใช้ถ่ายสำเนาเอกสารตามปกติแล้ว อาจเพิ่มขึดความสามารถให้ใช้งานเป็นเครื่องพิมพ์หรือรับส่งโทรสารได้อีกด้วย การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทั้งด้านฮาร์ดแวร์ hardware ซอฟต์แวร์ software ข้อมูล data และการติดต่อสื่อสาร communication ผู้ใข้จึงต้องปรับตัวยอมรับและเรียนรู้เทคโนดลยี่ใหม่ที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ โดยเฉพาะข้อมูลและการติดต่อสื่อสารซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ หากการดำเนินงานธูรกิจใช้ข้อมูลซึ่งมีการบันทึกใส่กระดาษและ
เก็บรวบรวมใส่แฟ้ม การเรียกค้นและสรุปผลข้อมูลย่อมทำได้ช้าและเกิดความผิดพลาดได้ง่ายกว่าการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยให้ทำงานได้ง่าย สะดวกรวดเร็วและถูกต้องขึ้น และที่สำคัญช่วยให้สามารถตัดสินใจดำเนินงานได้เร็ว
เทคโนโลยีสารสนเทศ เกี่ยวข้องเป็นส่วนประกอบในกิจกรรมด้านต่าง ๆ มากมาย เช่น การดำเนินชีวิตการศึกษา การอุตสาหกรรม การเกษตร การคมนาคม การขนส่ง การเงินการธนาคาร การทหาร การท่องเที่ยว การโรงแรมฯลฯ
เทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการการเงิน
ระบบสารสนเทศทางการเงิน ( Financial information systems )การออกแบบและพัฒนาระบบทางการเงินเพื่อทำการพยากรณ์แผนทาง การเงินโดยอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอก การจัดการด้านการเงินในการหาแหล่งเงินทุน-จัดสรรเงินทุน และการควบคุมทางการเงินเพื่อติดตาม ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์สถาบันการเงิน เช่น ธนาคาร ได้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของ ATM เพื่อ อำนวยความสะดวกในการฝาก ถอน โอนเงิน ในส่วนของงานประจำของธนาคารต่างก็นำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์ และออฟไลน์เข้ามาช่วยปฏิบัติงาน ทำให้การเชื่อมโยงข้อมูลธนาคารเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว เชื่อมโยงกับสาขาอื่น หรือสำนักงานใหญ่ได้ระบบเอทีเอ็ม ระบบเอทีเอ็ม (Automatic Teller Machine : ATM) หรือ ระบบถอนเงิน หรือฝากเงินของธนาคารโดยอัตโนมัติ เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสบายอย่างมากให้แก่ผู้ใช้บริการธนาคาร และเป็นตัวอย่างเทคโนโลยีระบบสารสนเทศที่ได้รับการนำมาใช้เป็นกลยุทธ์ในการ แข่งขันทางธุรกิจ ในอดีตเมื่อเริ่มมีการใช้ระบบเอทีเอ็ม เครื่องแรกของโลก
สารสนเทศเป็นสิ่งที่มีประโยชน์และมีค่า ต่อการตัดสินใจเพราะเป็นสิ่งที่ช่วยเพิ่มพูนความรู้ทำให้สามารถคาดการณ์สิ่งต่าง ๆ ในอนาคตได้อย่างถูกต้องมากยิ่งขึ้น และช่วยลดความไม่แน่นอนให้แก่ผู้ที่ทำการตัดสินใจโดยทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สารสนเทศจะมีประโยชน์หรือมีค่าต่อผู้ใช้มากน้อยเพียงใดนั้นจะขึ้นอยู่กับคุณภาพของสารสนเทศนั้น ๆ สารสนเทศที่มีคุณภาพควรมีลักษณะที่สำคัญ ๆ มีดังนี้
1.เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
2.ถูกต้องเชื่อถือได้
3.สมบูรณ์ครบถ้วน
4.ทันเวลา
5.แสดงเป็นจำนวนได้
6.ตรวจสอบความถูกต้องได้
7.สามารถเข้าใจได้
8.สามารถเปรียบเทียบกันได้
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system)
ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้
1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ 2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น 3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้ - การควบคุมภายใน (internal control)
- การควบคุมภายนอก (external control)
1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ
2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น
3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้
- การควบคุมภายใน (internal control)
- การควบคุมภายนอก (external control)
ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ 2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน 3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์ 4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์
1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ
2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน
3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์
4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจางการเงิน
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่น ๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน
ระบบย่อยและผลที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน
ระบบย่อยในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ขึ้นอยู่กับองค์กรและความต้องการขององค์กรนั้น โดยอาจประกอบด้วยระบบภายในและระบบภายนอกที่ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการประมวลผลทางธุรกิจของบริษัท เช่น ระบบการจัดหา, การใช้, และการควบคุมเงินสด, ระบบเงินทุนและแหล่งการเงินอื่น ๆ และอาจจะประกอบด้วย ระบบย่อยในการหากำไร/ขาดทุน, ระบบบัญชีค่าใช้จ่ายและระบบการตรวจสอบ โดยระบบต่างๆ เหล่านี้จะทำงานประสานกับระบบประมวลผลรายการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ผู้จัดการด้านการเงินสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ดีขึ้น ดังนั้นผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้านการเงิน ได้แก่ รายงานด้านการเงินต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน, รายงานระบบค่าใช้จ่าย, รายงานการตรวจสอบภายในและภายนอกและรายงานการใช้และการจัดการเงินทุน
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการและการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่มหรือระดับองค์กรไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีกรวมเป็น 5 องค์ประกอบ คือ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล บุคลากร และขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง เช่น เครื่องพิมพ์ รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
1. ฮาร์ดแวร์ ฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง เช่น เครื่องพิมพ์ รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
ประโยชน์ที่ได้จากเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีสารสนเทศ ได้มีความก้าวหน้าทั้งด้านอุปกรณ์ วิธีการและกระบวนการดำเนินการ ทำให้การดำรงชีวิตมีความสะดวกสบายมากขึ้น การติดต่อสื่อสาร การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ทำด้วยความสะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มากขึ้น เป็นอิสระจากสภาพแวดล้อมทางธรรมชาติมากขึ้น เช่น สามารถดำเนินกิจกรรมต่อเนื่องได้ไม่ว่าฝนจะตกแดดจะออก แต่ก็อาจจะต้องแลกมาด้วยความสูญเสียบางสิ่งบางอย่างไป เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับวิถีชีวิต ความเป็นอยู่ของสังคมสมัยใหม่อยู่มาก ลักษณะเด่นที่สำคัญ มีดังนี้
• ช่วยเพิ่มผลผลิต ลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน• เปลี่ยนรูปแบบการบริการเป็นแบบกระจาย• เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการในหน่วยงานต่าง ๆ• เกี่ยวข้องกับคนทุกระดับ
ผลหรือประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศ สรุปได้ดังนี้
• สร้างเสริมคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น• เสริมสร้างความเท่าเทียมในสังคมและการกระจายโอกาส• สารสนเทศกับการเรียนการสอนในโรงเรียน• เทคโนโลยีสารสนเทศกับสิ่งแวดล้อม• เทคโนโลยีสารสนเทศกับการป้องกันประเทศ• การผลิตในอุตสาหกรรม และการพาณิชยกรรม
เทคโนโลยีสารสนเทศมีผลเกี่ยวข้องกับทุกเรื่องในชีวิตประจำวัน บทบาทเหล่านี้มีแนวโน้มที่สำคัญมากยิ่งขึ้นด้วยเหตุนี้เยาวชนคนรุ่นใหม่จึงควรเรียนรู้ และเข้าใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อจะได้เป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศให้ก้าวหน้าและเกิดประโยชน์ต่อประเทศต่อไป
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยปฏิบัติงานในด้านต่าง ๆ อย่างมีประสิทธิผลนั้น มีมากมายหลายด้าน
1. การประยุกต์ใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในสำนักงาน ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานสำนักงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น กล่าวคือ ทำให้งานมีความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ สามารถทำฉบับซ้ำได้จำนวนมาก เป็นต้น อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้งานสำนักงาน ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เครื่องโทรสาร เทเล็กซ์ เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เป็นต้น ผลิตภัณฑ์เหล่านี้นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ
2. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรม
โรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่ง นำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS) เข้ามาช่วยในการจัดการระบบงานการผลิต การสั่งซื้อ การพัสดุ การเงิน บุคลากร และงานด้านอื่น ๆ ในโรงงาน MIS เป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน การออกแบบผลิตภัณฑ์ การวิจัยพัฒนา การควบคุมการทำงานของเครื่องจักรในโรงงาน ผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีสารสนเทศของระบบ MIS จึงนำมาประยุกต์ใช้กับงานอุตสาหกรรมได้ทุกประเภท ทั้งในอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ขนาดย่อม และอุตสาหกรรมในครัวเรือน
3. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์
สถาบันการเงินต่าง ๆ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของเครื่องเบิกถอนเงินอัตโนมัติ หรือ ATM เพื่ออำนวยความสะดวกในการฝาก ถอน โอนเงิน และได้นำเครื่องคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์และออฟไลน์เข้ามาช่วยในการทำงานประจำวันของธนาคาร ด้วยการเชื่อมโยงข้อมูลของธนาคารต่างสาขา ต่างธนาคาร ทำให้ผู้บริการสามารถเบิก ถอน โอนเงิน ชำระเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ ทั้งที่ทำด้วยเช็ค หรือเงินสดได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทำให้ธนาคารทุกสาขาและธนาคารเกือบทุกแห่ง สามารถเชื่อมโยงกันได้ โดยลูกค้าไม่ต้องเดินทางไปยังสาขาหรือธนาคารที่ตนเปิดบัญชีไว้เท่านั้น สามารถใช้บริการจากธนาคารใดก็ได้ที่อยู่ใกล้ตนเองมากที่สุด นอกจากนี้ ยังมีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศกับงานการพาณิชย์ เช่น การใช้ระบบรหัสแท่ง (Barcode) ในการคำนวณราคาสินค้าเพื่อ
4. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการบริการการสื่อสาร ได้แก่ การบริกาโทรศัพท์ โทรศัพท์เคลื่อนที่ วิทยุ โทรทัศน์ เคเบิลทีวี การค้นคืนสารสนเทศระบบออนไลน์ ดาวเทียม และโครงข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิตอล (ISDN) เป็นต้น
5.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านสาธารณสุข สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หลายด้าน ดังนี้
5.1 ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (Hospital Information System :HIS) ถูกนำมาใช้ในระบบงานเวชทะเบียน (Patient Record) ระบบข้อมูลยา การรักษาพยาบาล การคิดเงิน
5.2 ระบบสาธารณสุข เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้ในการดูแลรักษาโรคระบาดท้องถิ่น เช่น เมื่อผู้ป่วยโรคอหิวาตกโรคในหมู่บ้าน ซึ่งอาจกลายเป็นโรคระบาดได้ แพทย์และสาธารณสุขอำเภอสามารถตรวจค้นได้ว่าผู้ป่วยมาจากท้องถิ่นใด ตำบลอะไร ในเขตนั้นมีประชากรกี่คน เป็นชาย หญิง เด็กเท่าไหร่ เพื่อจะได้จัดหาวัคซีนป้องกันไม่ให้เกิดโรคระบาดได้ทันที
5.3 ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการวินิจฉัยโรคระบบสารสนเทศที่ใช้กับงานดังกล่าวซึ่งมีชื่อเสียงและมีการนำมาใช้ในราวสิบกว่าปีที่ผ่านมา ได้แก่ ระบบ Mycin ของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ซึ่งได้เริ่มมีผู้นำมาประยุกต์ใช้ในด้านอื่น ๆ มากขึ้น
6. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการฝึกอบรมและการศึกษา มีแนวทางในการใช้มากมาย แต่ที่นิยมใช้ทั่วไปมีอยู่ 6 ประเภท ดังนี้
5.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านสาธารณสุข สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้หลายด้าน ดังนี้
5.1 ระบบสารสนเทศโรงพยาบาล (Hospital Information System :HIS) ถูกนำมาใช้ในระบบงานเวชทะเบียน (Patient Record) ระบบข้อมูลยา การรักษาพยาบาล การคิดเงิน
5.2 ระบบสาธารณสุข เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้ในการดูแลรักษาโรคระบาดท้องถิ่น เช่น เมื่อผู้ป่วยโรคอหิวาตกโรคในหมู่บ้าน ซึ่งอาจกลายเป็นโรคระบาดได้ แพทย์และสาธารณสุขอำเภอสามารถตรวจค้นได้ว่าผู้ป่วยมาจากท้องถิ่นใด ตำบลอะไร ในเขตนั้นมีประชากรกี่คน เป็นชาย หญิง เด็กเท่าไหร่ เพื่อจะได้จัดหาวัคซีนป้องกันไม่ให้เกิดโรคระบาดได้ทันที
5.3 ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System) เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการวินิจฉัยโรคระบบสารสนเทศที่ใช้กับงานดังกล่าวซึ่งมีชื่อเสียงและมีการนำมาใช้ในราวสิบกว่าปีที่ผ่านมา ได้แก่ ระบบ Mycin ของมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ซึ่งได้เริ่มมีผู้นำมาประยุกต์ใช้ในด้านอื่น ๆ มากขึ้น
6. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการฝึกอบรมและการศึกษา มีแนวทางในการใช้มากมาย แต่ที่นิยมใช้ทั่วไปมีอยู่ 6 ประเภท ดังนี้
- การ ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยสอน (Computer Assisted Instruction)
- การศึกษาทางไกล
- เครือข่ายการศึกษา
- การใช้งานในห้องสมุด
- การใช้งานในห้องปฏิบัติการ
- การใช้ในงานประจำและงานบริหาร
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี
ปัจจุบันงานของนักบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยทำให้มีการพัฒนาชุดคำสั่งสำเร็จรูป หรือชุดคำสั่ง เฉพาะสำหรับช่วยในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความถูกต้องใน การทำงานแก่ผู้ใช้ ทำให้นักบัญชีมีเวลาในการปฏิบัติงานเชิงบริหารมากขึ้น เช่น การออกแบบและพัฒนาระบบงาน พัฒนาระบบงบประมาณและระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร เป็นต้น โดยที่ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (accounting information systems) หรือที่เรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภาย ในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางการบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดได้ หรือ การประมวลผล เชิงปริมาณมากกว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ โดยระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วนคือ
AIS จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
2. ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษา โดยมีลักษณะสำคัญคือ
ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน บทบาท “การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์”
รูปแบบการชำระเงินเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการของมนุษย์ได้มีวิวัฒนาการอย่างต่อเนื่อง ปัจจุบันแม้เงินสดและเช็คยังคงมีการใช้อย่างแพร่หลายแต่ก็ถูกทดแทนด้วย “การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” (electronic payments) หรือ “e-payments” มากขึ้น บัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือบัตรเงินอิเล็กทรอนิกส์ เริ่มได้รับความนิยมมากขึ้นในการซื้อสินค้าและบริการมาสักช่วงใหญ่ๆ แล้ว ยังมีการโอนเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบต่างๆ เพื่อชำระเงินแก่คู่ค้าหรือจ่ายเงินเดือนแก่พนักงาน
“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” ช่วยลดต้นทุน
เงินสดและเช็คมีต้นทุนการจัดการที่สูงมาก โดยเฉพาะเงินสด มีต้นทุนจากขั้นตอนการผลิตที่ต้องอาศัยเทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อป้องกันการปลอมแปลง จนกระทั่งถึงมือประชาชนมันจะต้องผ่านกระบวนการนับ คัดแยก ขนส่ง จัดเก็บ จนถึงการส่งธนบัตรที่เสื่อมสภาพกลับมาทำลายที่ธนาคารแห่งประเทศไทย ยังต้องมีค่าประกันความเสียหายจากการสูญหาย โดยจะมีสามฝ่ายที่แบกรับภาระต้นทุนไว้มากที่สุด คือ ธนาคารแห่งประเทศไทยเพราะเป็นผู้ผลิตและกระจายธนบัตรสู่ธนาคารพาณิชย์ ธนาคารพาณิชย์ในฐานะผู้กระจายธนบัตรถึงมือประชาชนผ่านช่องทางสาขาและเครื่องเอทีเอ็ม และกลุ่มร้านค้าที่จ่ายและรับเงินสด สำหรับประชาชนจะมีค่าใช้จ่ายทางอ้อมผ่านทางค่าสินค้าและบริการ หรือผลิตภัณฑ์ทางการเงินต่างๆ ของธนาคารพาณิชย์
สำหรับการชำระเงินด้วยเช็ค ผลการศึกษาของสถาบันวิจัยเพื่อการพัฒนาประเทศ ไทยเมื่อไม่นานนี้พบว่า ภาคธุรกิจมีต้นทุนในการใช้เช็คเฉลี่ยต่อฉบับสูงถึง 88.6 บาทเลยครับ ประกอบด้วย ค่าใบเช็ค ค่าเวลา และเงินเดือนของพนักงาน และผู้บริหารที่เป็นผู้ลงนามบนเช็ค ในขณะที่การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถทดแทนเช็คได้มีต้นทุนเฉลี่ยต่อรายการเพียง 28.2 บาท และจากข้อมูลในหลายๆ ประเทศบอกมาว่า e-payments ช่วยลดค่าใช้จ่ายของประเทศโดยรวมได้ไม่น้อยกว่า 1% ของ GDP ต่อปี ตรงนี้ทำให้ไม่ต้องสงสัยเลยนะครับว่าทำไมรัฐบาลในหลายประเทศ จึงได้กำหนดนโยบายให้มีการใช้ epayments เพื่อทดแทนเงินสดและเช็คมากขึ้น
“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและโอกาสในการทำธุรกิจ
จากการที่เงินสดและเช็คเป็นการทำธุรกรรมที่คู่ค้าต้องมาพบหน้ากัน (face to face transaction) จึงเป็นอุปสรรคต่อการทำธุรกิจ e-commerce ในขณะที่ e-payments ช่วยให้คู่ค้าที่อยู่ห่างกันสามารถชำระเงินระหว่างกันได้ มีข้อมูลของบริษัท Global Insight พบว่าการขยายตัวของ e-payments ในอเมริกาได้ช่วยทำให้การใช้จ่ายของผู้บริโภคเพิ่มขึ้นถึง 6.5 ล้านล้านดอลลาร์ ในช่วง 2 ทศวรรษที่ผ่านมาและสามารถสร้างงานใหม่ให้ชาวอเมริกันได้ถึง 1.3 ล้านตำแหน่ง นอกจากนั้นยังช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกิจระหว่างประเทศได้อีกด้วย เห็นไหมครับว่ามันช่วยเพิ่มโอกาสอย่างมากเลยจริงๆ
“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” เพิ่มความโปร่งใสในการใช้จ่ายเงิน
เพราะเงินสดเป็นสื่อการชำระเงินที่ไม่สามารถบ่งบอกตัวตนของผู้ใช้ได้ จึงยากแก่การควบคุมตรวจสอบการใช้จ่ายรวมถึงมักถูก ใช้เพื่อกิจกรรมที่ผิดกฎหมายต่างๆ อย่างการทุจริตคอรัปชั่น และธุรกิจผิดกฎหมายต่างๆ เป็น ต้น e-payments จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดปัญหาต่างๆ ที่กล่าวได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งภาคธุรกิจและภาครัฐ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดอีกอย่างคือ การช่วยแก้ปัญหาการหลบเลี่ยงการชำระภาษี ทำให้รัฐสามารถจัดเก็บภาษีได้เต็มเม็ดเต็มหน่วยได้มากขึ้นด้วยครับ
ขณะนี้หลาย ประเทศได้พยายามขับเคลื่อนระบบการชำระเงินที่เขาใช้ศัพท์ว่า “ก้าวพ้นการพึ่งพาเงินสดและเช็ค” ไปสู่ยุคของ e-payments สำหรับประเทศไทยเราก็มีการจัดทำ “แผนกลยุทธ์ระบบการชำระเงิน 2553″ ซึ่งเป็นความร่วมมือระหว่างธนาคารแห่งประเทศไทย กลุ่มธนาคารพาณิชย์ หน่วยงานภาครัฐและธุรกิจที่ใช้บริการชำระเงิน และกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการชำระเงิน โดยเขามีเป้าหมายหลักเพื่อผลักดันให้มีการใช้ e-payments ในประเทศมากขึ้นครับ ตรงนี้จะมีการพัฒนาระบบโครงสร้างพื้นฐานให้มีประสิทธิภาพมั่นคงปลอดภัยมากขึ้น และการปรับให้ค่าธรรมเนียมของ e-payments ลดลง เพื่อจูงใจให้มีการใช้มากขึ้น
การหันมาใช้ e-payments แทนการใช้เงินสดและเช็คก็เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากขึ้น ซึ่งผู้ประกอบการธุรกิจต่างควรหาข้อมูลเกี่ยวกับบริการของธนาคารพาณิชย์ รวมถึงค่าธรรมเนียมและเงื่อนไขอื่นๆ อย่างเช่น ระยะเวลาที่หักเงินจากบัญชี หรือนำเงินเข้าบัญชี เป็นต้น และยิ่งกว่านั้นการหาข้อมูลจากหลายธนาคารเปรียบเทียบกัน เพราะทำให้สามารถเลือกใช้บริการที่ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มศักยภาพในการทำธุรกิจได้ ในส่วนของประชาชนที่จัดเป็นผู้บริโภคเอง การหันมาใช้บัตรเดบิต บัตรเครดิต และการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้เงินสดจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและลดความเสี่ยงจากการถือเงินสดจำนวนมากได้เป็นอย่างดีด้วย
Accpac AR Receipt Screen
“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” ช่วยลดต้นทุน
เงินสดและเช็คมีต้นทุนการจัดการที่สูงมาก โดยเฉพาะเงินสด มีต้นทุนจากขั้นตอนการผลิตที่ต้องอาศัยเทคโนโลยีขั้นสูงเพื่อป้องกันการปลอมแปลง จนกระทั่งถึงมือประชาชนมันจะต้องผ่านกระบวนการนับ คัดแยก ขนส่ง จัดเก็บ จนถึงการส่งธนบัตรที่เสื่อมสภาพกลับมาทำลายที่ธนาคารแห่งประเทศไทย ยังต้องมีค่าประกันความเสียหายจากการสูญหาย โดยจะมีสามฝ่ายที่แบกรับภาระต้นทุนไว้มากที่สุด คือ ธนาคารแห่งประเทศไทยเพราะเป็นผู้ผลิตและกระจายธนบัตรสู่ธนาคารพาณิชย์ ธนาคารพาณิชย์ในฐานะผู้กระจายธนบัตรถึงมือประชาชนผ่านช่องทางสาขาและเครื่องเอทีเอ็ม และกลุ่มร้านค้าที่จ่ายและรับเงินสด สำหรับประชาชนจะมีค่าใช้จ่ายทางอ้อมผ่านทางค่าสินค้าและบริการ หรือผลิตภัณฑ์ทางการเงินต่างๆ ของธนาคารพาณิชย์
สำหรับการชำระเงินด้วยเช็ค ผลการศึกษาของสถาบันวิจัยเพื่อการพัฒนาประเทศ ไทยเมื่อไม่นานนี้พบว่า ภาคธุรกิจมีต้นทุนในการใช้เช็คเฉลี่ยต่อฉบับสูงถึง 88.6 บาทเลยครับ ประกอบด้วย ค่าใบเช็ค ค่าเวลา และเงินเดือนของพนักงาน และผู้บริหารที่เป็นผู้ลงนามบนเช็ค ในขณะที่การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถทดแทนเช็คได้มีต้นทุนเฉลี่ยต่อรายการเพียง 28.2 บาท และจากข้อมูลในหลายๆ ประเทศบอกมาว่า e-payments ช่วยลดค่าใช้จ่ายของประเทศโดยรวมได้ไม่น้อยกว่า 1% ของ GDP ต่อปี ตรงนี้ทำให้ไม่ต้องสงสัยเลยนะครับว่าทำไมรัฐบาลในหลายประเทศ จึงได้กำหนดนโยบายให้มีการใช้ epayments เพื่อทดแทนเงินสดและเช็คมากขึ้น
“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและโอกาสในการทำธุรกิจ
จากการที่เงินสดและเช็คเป็นการทำธุรกรรมที่คู่ค้าต้องมาพบหน้ากัน (face to face transaction) จึงเป็นอุปสรรคต่อการทำธุรกิจ e-commerce ในขณะที่ e-payments ช่วยให้คู่ค้าที่อยู่ห่างกันสามารถชำระเงินระหว่างกันได้ มีข้อมูลของบริษัท Global Insight พบว่าการขยายตัวของ e-payments ในอเมริกาได้ช่วยทำให้การใช้จ่ายของผู้บริโภคเพิ่มขึ้นถึง 6.5 ล้านล้านดอลลาร์ ในช่วง 2 ทศวรรษที่ผ่านมาและสามารถสร้างงานใหม่ให้ชาวอเมริกันได้ถึง 1.3 ล้านตำแหน่ง นอกจากนั้นยังช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกิจระหว่างประเทศได้อีกด้วย เห็นไหมครับว่ามันช่วยเพิ่มโอกาสอย่างมากเลยจริงๆ“การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์” เพิ่มความโปร่งใสในการใช้จ่ายเงิน
เพราะเงินสดเป็นสื่อการชำระเงินที่ไม่สามารถบ่งบอกตัวตนของผู้ใช้ได้ จึงยากแก่การควบคุมตรวจสอบการใช้จ่ายรวมถึงมักถูก ใช้เพื่อกิจกรรมที่ผิดกฎหมายต่างๆ อย่างการทุจริตคอรัปชั่น และธุรกิจผิดกฎหมายต่างๆ เป็น ต้น e-payments จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดปัญหาต่างๆ ที่กล่าวได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งภาคธุรกิจและภาครัฐ ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดอีกอย่างคือ การช่วยแก้ปัญหาการหลบเลี่ยงการชำระภาษี ทำให้รัฐสามารถจัดเก็บภาษีได้เต็มเม็ดเต็มหน่วยได้มากขึ้นด้วยครับ
ขณะนี้หลาย ประเทศได้พยายามขับเคลื่อนระบบการชำระเงินที่เขาใช้ศัพท์ว่า “ก้าวพ้นการพึ่งพาเงินสดและเช็ค” ไปสู่ยุคของ e-payments สำหรับประเทศไทยเราก็มีการจัดทำ “แผนกลยุทธ์ระบบการชำระเงิน 2553″ ซึ่งเป็นความร่วมมือระหว่างธนาคารแห่งประเทศไทย กลุ่มธนาคารพาณิชย์ หน่วยงานภาครัฐและธุรกิจที่ใช้บริการชำระเงิน และกลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านการชำระเงิน โดยเขามีเป้าหมายหลักเพื่อผลักดันให้มีการใช้ e-payments ในประเทศมากขึ้นครับ ตรงนี้จะมีการพัฒนาระบบโครงสร้างพื้นฐานให้มีประสิทธิภาพมั่นคงปลอดภัยมากขึ้น และการปรับให้ค่าธรรมเนียมของ e-payments ลดลง เพื่อจูงใจให้มีการใช้มากขึ้น
การหันมาใช้ e-payments แทนการใช้เงินสดและเช็คก็เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากขึ้น ซึ่งผู้ประกอบการธุรกิจต่างควรหาข้อมูลเกี่ยวกับบริการของธนาคารพาณิชย์ รวมถึงค่าธรรมเนียมและเงื่อนไขอื่นๆ อย่างเช่น ระยะเวลาที่หักเงินจากบัญชี หรือนำเงินเข้าบัญชี เป็นต้น และยิ่งกว่านั้นการหาข้อมูลจากหลายธนาคารเปรียบเทียบกัน เพราะทำให้สามารถเลือกใช้บริการที่ช่วยลดต้นทุนและเพิ่มศักยภาพในการทำธุรกิจได้ ในส่วนของประชาชนที่จัดเป็นผู้บริโภคเอง การหันมาใช้บัตรเดบิต บัตรเครดิต และการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้เงินสดจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและลดความเสี่ยงจากการถือเงินสดจำนวนมากได้เป็นอย่างดีด้วย
Sage Accpac - ระบบบัญชีลูกหนี้ (AR)
ระบบบัญชีลูกหนี้ ( Account Payable) ของ Sage Accpac ERP เชื่อมโยงกับระบบงานขาย ( OE ) และ ระบบบัญชี ( GL )รองรับการจัดทำเอกสารต่าง ๆ ที่เกิดจากการรับ เช่น ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) รวมทั้งบันทึกลูกหนี้ประเภทต่างๆ ทั้งการขายสินค้าหรือบริการ ทั้งขายสด,ขายเชื่อ,การรับเงินมัดจำ และการขายเป็นสัญญาระยะยาวๆ ส่วนของการรับชำระเงินทำได้ทั้งส่วนที่เป็นเงินสด เช็ค และการโอนเงินผ่านธนาคารโดยตรง สามารถรองรับการวางบิล ภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งขายสินค้าและขายบริการ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช็คลงวันที่รับล่วงหน้า การขายในสกุลเงินตราต่างประเทศ เป็นต้น รายงานในระบบงานจะช่วยทำให้คุณสามารถบริหารลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยในการจัดการเกี่ยวกับ ข้อมูลต่างๆของลูกหนี้ เช่น วงเงินเครดิต ( Credit Limti ),เงื่อนไขการชำระเงิน (Terms Payment ), ข้อกำหนดเกี่ยวกับการขายสินค้าต่างๆ ช่วยให้ทราบถึงสถานะของ หนี้สิน ( Status ) ที่มีอยู่กับ ลูกหนี้ แต่ละรายแสดงในส่วนประวัติการขายสินค้าและสามารถนำข้อมูลที่ได้มาทำการเปรียบเทียบวิเคราะห์อายุลูกหนี้(Aging)แต่ละรายเพื่อนำใช้ในการบริหารจัดการลูกหนี้ และเหมาะสมสำหรับผู้บริหารในระดับต่าง ๆ ของบริษัทAccpac AR Receipt Screen
คุณสมบัติระบบลูกหนี้
- สามารถกำหนดรหัสบัญชีในการจำแนกกลุ่มของลูกหนี้ (Control Account) ได้ไม่จำกัดจำนวน
- สามารถกำหนดรหัสสินค้า (Items) ในการออก Invoice กรณีที่ไม่ได้ใช้ระบบ Inventory Control
รวมถึงสามารถดูประวัติการขายได้ด้วย - สามารถสร้าง Template เพื่อการบันทึกบัญชีที่รวดเร็ว (Distribution Code)
- ฟรี Option Customer Number Changeในกรณีที่ระบบอาจมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของ
รหัสลูกหนี้ในอนาคต - สามารถนำข้อมูลเข้า หรือออกจากระบบลูกหนี้ได้โดยวิธีการ Import-Export โดยมี Format Field ที่ไม่ซับซ้อน
รายงานทุกตัวสามารถ Export เป็นไฟล์รูปแบบต่างๆ ได้ เช่น Excel, Pdf ฯลฯ - เก็บรายละเอียดประวัติข้อมูลสถิติต่างๆ ตามกลุ่มลูกค้า (Customer Statistics) ที่เป็นบริษัทที่มีสาขา และบริษัทในเครือหลายแห่ง
หรือตามลูกค้าแต่ละราย เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ และจัดพิมพ์รายงาน - ช่วยในการจัดการข้อมูลลูกหนี้ที่เกี่ยวกับยอดค้างชำระต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดเงื่อนไขการรับชำระเงิน ( Condition ), ส่วนลด( Discount ), และวงเงินสูงสุดให้แก่ลูกค้าได้ตามต้องการ
- สามารถบันทึกรายการได้หลายสกุลเงิน (เฉพาะมี Option Multi Currency)
- กรณีบันทึกรายการลูกหนี้ต่างประเทศ สามารถดูประวัติรายงานต่าง ๆ ได้ทั้งสกุลเงินบาท (Functional Currency)
และสกุลเงินต่างประเทศ (Source Currency)และบันทึกกำไรหรือขาดทุนจากอัตราแลก
เปลี่ยนรวมทั้งปรับมูลค่าหนี้ตามอัตราแลกเปลี่ยน ณ วันสิ้นงวดให้โดยอัตโนมัติ - สามารถโอนรายการบัญชีที่ระบบลูกหนี้ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (GL)
- สามารถ Drill Down (ย้อนดูที่มาของเอกสาร) เพื่อดูข้อมูลจากระบบบัญชีแยกประเภท กลับไปยังระบบลูกหนี้
และจากระบบลูกหนี้ไปยังระบบขายสินค้า (Order Entry) ได้ - สามารถควบคุมในเรื่อง Credit Limit
- จัดพิมพ์ใบกำกับสินค้า (Invoice) ,ใบแจ้งหนี้, ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, Statements
และจดหมายเพื่อเร่งรัดการจ่ายหนี้ออกจากระบบได้ในรูปแบบตามต้องการ - สามารถสั่งพิมพ์ Invoice ที่ได้สั่งพิมพ์ไปแล้วได้ใหม่ (Reprint)
- สามารถพิมพ์รายงานวิเคราะห์ต่างๆ ได้แก่ รายงานลูกหนี้คงเหลือ, รายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้, รายงาน Posting
Journal เพื่อช่วยในการบริหารลูกหนี้ได้ - ระบบลูกหนี้จะควบคุมความปลอดภัยของระบบ เช่น ไม่สามารถลบลูกหนี้ในรายที่ยังมียอดคงเหลือ,
ไม่สามารถผ่านรายการของใบกำกับสินค้าที่มีเลขที่เอกสารซ้ำกันของลูกหนี้รายเดียวกัน - ทำการ Drill Down เพื่อดูประวัติรายการของ Invoice, Payment , Adjustment จาก GL Transaction History
ในระบบบัญชีแยกประเภท (GL) ได้ เมื่อเลือกคำสั่ง Keep History ใน Option ของระบบลูกหนี้ - สามารถแก้ไขรายงาน และแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่มาตรฐานโปรแกรมให้มาได้ตามต้องการ ด้วยโปรแกรม Crystal Report
